管制文件管理
一、何謂「管制文件」¶
「管制文件」是指組織內部需符合管理制度或稽核要求之重要文件。此類文件在建立、審核、更版、作廢及保存等各階段，皆需受到嚴格控管，以確保文件的正確性、可追溯性與一致性。
1. 管制文件資訊¶
- 在[文件管理]中，可以透過 盾牌 標示清楚辨識該文件庫或資料夾內的資料屬於「管制文件」高規範的管理機制。
- 文件列表提供 [文件名稱]、[文件編號]、[文件版號] 及 [最後修改者&時間] 等資訊，並可檢視文件 詳細資料。
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支援使用[搜尋]功能，可以透過關鍵字快速查找所需的文件。
路徑：管理者首頁>文件中心>文件管理>管制
查看文件[詳細資料]
2. 管制文件分權管理¶
- 經 文件中心管理員 於建立文件庫時完成指派後，文件庫管理員 可於[文件管理]維護被授權的文件庫並設定權限。 (建立文件庫可參考建立文件庫管理說明)
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文件庫可依工作職責劃分權限：包含 資料夾管理員、文件保管者、讀者 及 誰能從表單歸檔。
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資料夾管理員 可於[文件管理]查看到有權限的資料夾及其所屬的文件庫，但僅能維護被授權的資料夾。
二、文件庫的權限與其他設定¶
「管制文件庫」主要提供組織管理具高規範與稽核需求之文件，例如 ISO 9001、ISO 27001 等管理制度相關文件。透過完整的文件資訊建立機制，並搭配版本、權限與流程控管，以強化文件的管理機制符合高規範的要求。
1. 設定【權限】¶
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文件庫管理員 可依需求在[文件庫]與[資料夾]的 [設定] 中，維護以下角色權限：
- 資料夾管理員：可以新增、維護資料夾與文件。
- 文件保管者：可於使用者大廳的文件中心，維護文件與下載原始檔。
- 讀者：可於使用者大廳的文件中心，查看文件。
- 誰能從表單歸檔：可透過表單申請，經審核通過後，文件將自動歸檔至指定的資料夾中。
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為確保文件資料的安全性與隱私性， 文件庫管理員/資料夾管理員 可以控管 讀者 是否允許下載原始檔。
注意
當文件庫或資料夾權限有變更時，為確保文件資料的安全性，管理員需重新登入系統，才能以更新後的權限檢視與維護文件。
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2. 設定【線上觀看】¶
- [文件庫]與[資料夾]皆可支援設定：啟用文件浮水印（可防止文件截圖外流）及 允許下載 PDF 檔（非原始檔）。
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適用情境：不同部門或專案資料需採取不同防護強度，也便於管理層可彈性開放部分文件供下載，其他僅供瀏覽。
3. 設定【文件資訊】¶
為落實制度化與標準化的文件管理機制，管制文件庫可預先制定[文件編號]與[文件版號]之編訂規則，使各類文件在建立、修訂與管理過程中，皆能依循一致的識別與版本控管方式進行管理。
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(1) 文件編號
- 依資料夾規則：依據選擇的 文件字軌 編碼規則，由系統自動產生編號。(字軌設定可參考建立文件字軌說明)
- 自行編號：在上傳文件時，可以自行輸入文件編號。
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(2) 文件版號
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依資料夾規則：可自行定義版號規則，由系統自動產生版號。
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提供多種版號格式，可靈活組合出符合需求的版號規則，參考以下設定說明：
設定 說明 版號規則 可選擇版號格式，並可搭配設定[前綴詞]與[後綴詞]，支援以下格式： - 整數版號
- 主版號+次版號
- 西元年4位
- 民國年3位
起始版號 可設定文件首次上架時的初始版號 主版號進位規則 當選擇[主版號+次版號]格式時，需進一步設定版號自動進位的數值規則。 -
在設定完後，可透過 [版號示意] 立即確認其組合結果是否符合預期。
- 支援設定 文件保管者 在上傳文件時，是否可選擇自行輸入版號，不依資料夾規則自動產生。
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自行編號：在上傳文件時，可以自行輸入文件版號。
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(3) 文件作廢/銷毀
- 支援設定 文件保管者 是否允許執行 作廢/銷毀 文件。
- 透過權限限制，確保僅授權人員可依規定執行文件作廢或銷毀，以避免未授權之變更或誤刪。
三、新增/編輯管制文件¶
文件庫管理員/資料夾管理員 可依據文件管理規範，負責執行管制文件的 上傳檔案、更新版本、作廢 與 銷毀 等作業，以確保文件於各階段皆能受到適當控管，並維持文件管理的完整性與合規性。
1. 維護資料夾¶
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新增資料夾： 在新增資料夾時，可以透過 [確定並前往設定] 快速銜接設定權限。
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設定繼承： 文件庫管理員/資料夾管理員 可獨立設定各資料夾權限，包含：權限、線上觀看 及 文件資訊 設定；此外，亦可透過 [使用父資料夾設定] 快速繼承父層設定，以提升管理效率。
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重新命名： 已建立好的資料夾，可透過 [重新命名] 修改資料夾名稱。
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刪除資料夾： 當資料夾中已有存放文件時，該資料夾將不允許被刪除。
2. 新增文件¶
文件庫管理員/資料夾管理員 可以透過「上傳檔案」新增文件，並設定文件屬性資料，以便進行更細緻的管理、記錄與追蹤。
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Step1：上傳檔案
管理員可選擇檔案新增至該文件庫或資料夾中，並限制一次只能上傳一個[檔案]。 -
Step2：屬性設定
完成上傳後，可進一步設定 文件屬性，以完整記錄文件的核心資訊，協助管理員有效進行分類與追蹤。參考以下各欄位填寫說明：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 文件名稱 | 管理員自訂的文件名稱 亦可透過 [帶入檔名] 快速將上傳的檔案名稱自動帶入[文件名稱]，無需手動輸入。 |
| 文件編號 | 依所屬資料夾的編號規則，決定[文件編號]的產生方式
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| 文件版號 | 當所屬資料夾的版號規則為 [依資料夾規則] 時，管理員可視需求選擇[依資料夾規則]或[自行編號]，以滿足不同管理情境。
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| 文件資訊 | 管理員自訂的文件資訊，提供以下欄位：
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3. 更新文件¶
當文件內容需要修訂、或有錯誤，抑或是文件因制度或法規變更需更新時，可透過「更新版本」修正內容，系統會保留歷史版本紀錄，以確保文件版控與追溯性。
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Step1：選擇檔案
文件更版時會提供原檔案，管理員可進行刪除或更換，且限制一次只能上傳一個[檔案]。 -
Step2：屬性設定
- 確認檔案後，可進一步維護 文件屬性 資料，亦會帶入原有資訊內容，方便管理員進行檢視與修改。
- 系統會依據 文件編號 與 文件版號 的設定規則，控管管理員是否可以進行修改：
- 依資料夾規則：不允許修改，並會提供取號的規則及系統預計產生的編號與版號。
- 自行編號：允許管理員自行修改。
4. 作廢文件¶
當文件不再適用或已被新版本取代時，可將該文件標記為 作廢文件，系統會保留作廢紀錄，以確保文件歷史資料仍可追溯，並避免誤用過時文件。
- 在進行「作廢」處理時，需填寫 作廢原因，且作廢後將無法復原。
- 文件庫管理員 可於 文件清冊 中快速查找並確認已作廢的文件。(可參考文件清冊說明)
- 讀者 無法查看到已被作廢的文件。
5. 銷毀文件¶
當文件生命週期結束，且不再具備保存價值時，可執行 銷毀文件，系統將移除文件內容並紀錄銷毀資訊，以符合管制文件的安全與合規要求。
- 在進行「銷毀」處理時，需填寫 銷毀原因，且銷毀後將無法復原。
- 文件中心管理員 可於 銷毀記錄 中查詢已銷毀的文件，並匯出報表作為管理依據。(可參考銷毀記錄說明)
四、其他管理¶
完成管制文件建立後，文件管理員/資料夾管理員 可依實務作業需求，持續對文件進行後續以下管理作業：
1. 文件通知¶
當 [管制文件] 有進行以下作業時，將會發送對應的通知給擁有權限的 讀者，以確保人員能即時掌握文件的狀態。
- 新增文件
- 更新文件
- 作廢文件
路徑：使用者大廳>站內通知
2. 下載原始檔¶
在[文件管理]中，已上傳的文件可以進行線上預覽；當需調整文件檔案內容時，可透過 [下載原始檔] 下載檔案，方便管理員進行內容編修。
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3. 歷史版本¶
- 除了記錄文件的上傳資訊外，可以線上瀏覽各版本的文件內容與查看其文件屬性資訊。
- 支援查詢經表單審核後，進行 文件歸檔 的操作記錄，包含 新增、更新版本、作廢及銷毀文件。
4. 分享¶
- 提供快速分享「文件庫」、「資料夾」或「文件」的方式，方便對內溝通或發送外部協作。
- 點選「分享」可複製通用連結，或下載 QR Code。
- 分享對象需具備該資料夾或文件的存取權限，否則無法瀏覽或操作。
5. 編輯文件屬性¶
- 已建立好的文件，當發現文件屬性內容有誤時，可透過 [編輯文件屬性] 快速進行編修。
- 系統會帶入原有的屬性內容，方便管理員進行檢視與修改。
- 文件編號 與 文件版號 會依據所屬資料夾的設定規則，控管管理員是否可以進行修改：
- 依資料夾規則：不允許修改，並會提供取號的規則及現行的編號與版號。
- 自行編號：允許管理員自行修改。
