文件字軌維護

一、字軌主檔設定¶

字軌設定 ：文件中心管理員 可依照組織需求來定義文件編號的字軌。
- A. 字軌名稱：可輸入中文、英文及數字。
- B. 字軌說明：用來說明該字軌主要的用途，方便管理員可以從功能列表上快速辨別。
- C. 編碼規則：可依需求靈活組合文件字軌格式
  - 西元年4位 (例 2026)
  - 西元年後2位 (例 26)
  - 民國年3位 (例 115)
  - 月份2位 (例 01 ~ 12)
  - 日期2位 (例 01 ~ 31)
  - 流水號 (系統自動遞增流水號)
  - 字軌名稱 (自訂字軌名稱內容)
- D. 流水號位數：可評估組織管理文件的數量來決定留流水號位數的多寡。例如：流水號選擇[4]位數，則最多可建立9999份文件。
- 在設定完後，可以透過 [示意] 立即確認編碼的結果是否符合預期。
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新增字軌
字軌維護
- A. 如果字軌尚未使用在任何[文件編號]中，則可以對該筆字軌進行修改和刪除。
- B. 一旦字軌被文件取號過，就無法再進行修改或刪除。
字軌維護

在設定文件庫或資料夾的 文件資訊 時，可選擇到已設定好的字軌來產生 文件編號 ；而使用者新增文件時會按照系統所設定之字軌 自動產生編號。

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