銷毀記錄
一、如何運用銷毀記錄?¶
「銷毀記錄」是系統中重要的管理資料，用於查詢管制文件之銷毀記錄，確保文件資料於銷毀過程透明且可追蹤，並符合制度管理規範。
銷毀記錄的主要應用包括：
1. 稽核追蹤：可檢視歷史銷毀記錄，確認文件銷毀流程是否符合規定，同時提升文件管理透明度。
2. 文件管理：掌握管制文件銷毀的種類與頻率，分析文件使用狀況，優化文件管理政策。
3. 資料留存：匯出銷毀記錄，方便留存或提供主管與稽核單位查閱。
二、查詢與匯出¶
查詢範圍¶
- 僅支援查詢 [管制文件] 的銷毀記錄。
- 可依指定的時間區間，快速篩選與查詢所需的文件記錄。
- 透過功能列表，可快速掌握文件的銷毀資訊，包含：文件名稱、文件編號、銷毀者、銷毀時間及銷毀原因等資訊。
路徑：管理者選單>文件中心>銷毀記錄
匯出¶
針對查詢結果，可透過【匯出 Excel】保存，以便管理文件或作為查核依據使用。
下載中心¶
匯出檔案由背景排程處理，完成後於【下載中心】查看與下載。(檔案保存規則，可參考下載中心說明)
