開始使用「點點簽」- 表單使用者

一、如何使用「點點簽」？

1. 當建立好含有 點點簽欄位 與 點點簽站點 的表單後，使用者將可以在Web與App填寫表單，並透過點點簽整合服務，讓指定的簽署人可以從電子郵件的連結至點點簽系統進行線上簽署作業。
   

   

   Web使用點點簽

   

   App使用點點簽

2. 若表單已傳送至點點簽系統正等待線上簽署時，表單列表的[目前簽核者]欄位將會直接顯示出[點點簽站點]圖示，讓 表單使用者 與 表單負責人 明確知道表單目前的狀態。

   • 當系統將表單資料提交至點點簽系統後，將會透過排程固定以(每小時一次)自動呼叫點點簽，以取得與更新簽署的狀態。

     

3. 在簽署人完成線上簽署文件後，UOF X會自動取回簽署文件檔案作為表單簽核歷程的附件，屆時使用者與表單負責人皆可於 簽核歷程 中看到已簽署的文件，也可以下載檔案。

   

4. 當[點點簽站點]出現異常時，使用者可以在[我申請的]或[我簽核的]頁籤中，看到該表單的狀態顯示為[異常]，且表單內上方可以看到異常訊息。
   

   

   Web顯示異常

   
   

   

   App顯示異常

二、使用注意事項

1. 當使用者填寫點點簽表單時，需注意以下事項：

   1. 若 簽署規則 是選擇 依序簽署，則當簽署人進入點點簽系統後，將會依據點點簽系統當時的簽署人排序設定去進行簽署。
   2. 若 簽署期限 是選擇 自訂到期日，則進行簽核流程後，如果 點點簽站點 前一站簽核者的簽核時間已超過該自訂日期，系統將會判斷過期，無法進行簽署。
      例如：表單設定[簽署期限]日期為2024/11/01，當點點簽站點的前一站簽核者的簽核時間為2024/11/02，則表示送到點點簽站點時將會馬上過期，此時就無法進行簽署作業。
      

2. 當使用者的簽核流程會執行到2個(含)以上的[點點簽站點]時，表單將會發生異常，故為了避免此情境問題，需注意以下事項：

   1. 當點點簽表單執行 退簽 時，系統將會控管不得選擇退回至 點點簽站點(含)以前的所有站點。
   2. 當點點簽表單目前的流程為[點點簽站點]時，系統將會控管上一個站點的簽核人，不得執行 取回 動作。
      

      

      不允許退至點點簽(含)前的站點

3. 當遇到點點簽的額度用量已滿時，系統將會顯示錯誤訊息提醒，可以通知管理員至點點簽系統的[管理控制台]確認[總覽]所顯示的 API用量 資訊。

4. 當表單有遇到[點點簽站點]回傳的狀態為 失敗 時，管理員可以至點點簽系統查詢確切的失敗狀態(例如：過期、拒簽或取消)。