使用我的文件中心
一、查看總覽¶
在文件中心大廳中，使用者可根據 文件保管者 與 讀者 的權限，快速瀏覽與檢視相關文件資料。此外，系統設計了直觀的面板介面，協助使用者快速聚焦於關鍵資訊，高效檢索與掌握文件狀態，以下提供各面板資訊：
- A.大家都在看：可查看最近三個月內[觀看次數]與[下載次數]總合最高的前三名文件。
- 當檔案瀏覽次數一樣時，將會以[修改時間]由新到舊進行排序。
- 檔案的[觀看次數]與[下載次數]不區分版本皆會累積計算次數。
- 檔案不論在[管理者]或[使用者]頁面有被觀看或下載過，都會累計次數。
- B.最新文件：可查看最近兩週的六筆最新文件，方便即時掌握最新文件動態。
- C.我最近使用：彙整曾觀看、下載與自行新增的檔案，並依修改時間排序，顯示出最新的八筆文件。
提醒
現階段版本App僅支援查看 [最新文件]。
Web查看總覽¶
在[總覽]頁面中，可於各面板開啟【詳細資料】進一步檢視文件的屬性資訊。
路徑：使用者選單>文件中心>總覽
App查看最新文件¶
二、維護與查看資料夾&檔案¶
- 文件保管者 與 讀者 可以在文件中心大廳的 總覽列表 查看到擁有權限的資料夾，包含[一般文件]與[管制文件]。
- 支援使用[搜尋]功能以關鍵字快速查找所需的文件。
- 於資料夾內，可查閱文件及其修改者的資訊；若檔案格式有支援線上檢視，則可以即時線上檢視檔案內容。(可至上傳檔案與線上檢視CAD圖檔查看支援線上檢視的檔案格式)
- 針對 文件保管者 系統額外提供檔案維護功能，包括新增、重新命名、刪除及下載原始檔案，方便後續編輯與處理。而 讀者 則需透過管理員授予相應權限後，才能下載原始檔案。
- 在瀏覽文件清單時，可以透過【詳細資料】快速檢視文件相關資訊。
提醒
- 為確保文件資料的安全性，當資料夾權限有變更時，使用者需重新登入系統，才能以更新後的權限檢視文件。
- 現階段版本App僅支援 [查看] 文件。
維護一般文件¶
路徑：使用者選單>文件中心
維護管制文件¶
- 透過盾牌標示，可清楚辨別該文件庫或資料夾是適用於「管制文件」高規範的管理機制。
- 「管制文件」 除了具備一般文件的維護功能外，亦支援完整的文件資訊建立與版本更新機制。
- 不支援刪除管制文件庫；於刪除資料夾時，會檢查資料夾內無任何資料才可刪除。
路徑：使用者選單>文件中心
(1) 文件屬性¶
- 在上傳文件時，除了檔案本身外，同時可設定文件的屬性資料，便於更細緻的管理、記錄與追蹤。
- 可視需求編輯調整，確保文件資訊正確無誤並符合公司管理標準。
- 透過 [帶入檔名] 可以將上傳的檔案名稱自動帶入為[文件名稱]，無需手動輸入，讓操作更輕鬆快速。
- 當管理員授予相應權限時， 文件保管者 將可以於上傳文件時，選擇自行輸入版號，不依資料夾規則自動產生。
(2) 更新版本¶
- 不同於一般文件僅取代檔案，「管制文件」在上傳檔案的同時，可同步更新文件屬性資訊，確保始終維持最新的資訊。
(3) 作廢/銷毀¶
- 當管理員授予相應權限時， 文件保管者 將可以進行[作廢]或[銷毀]文件，並需填寫原因。
- 一但經作廢或銷毀後，將無法復原，避免產生管理風險。
- 已銷毀之文件可透過「銷毀記錄」查詢與匯出報表作為管理依據。(可參考銷毀記錄說明)
App查看文件¶
三、文件通知¶
為確保人員能即時掌握文件的異動狀態，當 [管制文件] 有進行 新增、更新或作廢 時，將會發送通知給擁有權限的 讀者，以提升文件管理與資訊傳遞之即時性與正確性。
