文件清冊

一、如何運用文件清冊?¶

「文件清冊」主要用於集中彙整文件管理的核心資訊，當具備[一般文件]或[管制文件]的 文件庫管理員 權限時，可藉此查詢所需的文件資料，作為文件管制與查核之依據。

透過文件清冊可有效支援日常管理、定期盤點及內外部稽核需求，進而強化組織文件管理制度與法規遵循能力。常見應用於以下情境：
1. 文件管制與版本控管：確保文件使用之版本為最新且有效，避免誤用過期或未核准文件。
2. 跨部門文件整合：用於集中式管理，提升跨部門文件查詢與使用效率。
3. 定期盤點與管理檢討：協助管理單位定期文件盤點，並作為改善文件管理流程之依據。
4. 內部稽核與外部查核：作為內外部稽核、查核或驗證之文件管制佐證資料。

二、查詢與匯出¶

文件庫管理員 可利用此功能進行文件篩選、查詢、檢視與資料匯出，以維持文件資訊與狀態的正確性，避免文件被誤用或版本混淆，同時確保文件管理作業符合組織之文件管制相關規範。

查詢範圍¶

當 文件庫管理員 同時具備[一般文件庫]與[管制文件庫]之管理權限時，可透過頁籤切換方式，分別檢視對應的文件資料。
提供搜尋與篩選功能，可指定資料夾與設定篩選條件，快速查詢所需文件。
透過功能列表，可快速掌握文件的核心資訊，包含：文件名稱、文件路徑及上傳資訊；[管制文件]則額外提供文件編號、文件版號及文件狀態等資訊。

路徑：管理者選單>文件中心>文件清冊

匯出¶

針對查詢結果，可透過【匯出 Excel】保存，以便管理文件或作為查核依據使用。

下載中心¶

匯出檔案由背景排程處理，完成後於【下載中心】查看與下載。(檔案保存規則，可參考下載中心說明)