建立文件管理
一、建立文件庫¶
- 文件中心管理員 可根據組織的業務需求或資料分類標準來建立 文件庫，將有效提升文件管理的效率，並強化文件查找與存取的便利性。
- 新增文件庫時，不僅可以自訂名稱與設定顯示圖示，還可以指定 文件庫管理員 。
- 文件庫管理員 將負責維護此文件庫下所有的資料夾與檔案，包含重新命名、設定共用權限、查看檔案歷史版本、下載原始檔案、進行批次搬移/刪除，以及管理垃圾桶等相關作業。
路徑：管理者首頁>文件中心>文件庫管理
二、維護資料夾&檔案¶
【文件庫】 層級¶
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當 文件中心管理員 完成文件庫的設定後，文件庫管理員 即可進入該文件庫，開始新增資料夾與檔案及進行後續的維護作業。
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文件庫的相關設定：
(1) 共用管理¶
- 用於集中管理整個文件庫中「已設定共用權限」的資料夾，方便查看與編輯。
- 可查看哪些資料夾有設定「文件保管者」或「讀者」。
- 適用情境：主管需檢視整體共用狀況，當權限調整與人員變動時快速編修共用設定。
(2) 線上觀看設定¶
- 支援每一層資料夾獨立設定：啟用浮水印（可防止文件截圖外流）、允許下載 PDF 檔（非原始檔）
- 不再繼承父層設定，單層管理更彈性。
- 適用情境：不同部門或專案資料需採取不同防護強度，也便於管理層可彈性開放部分文件供下載，其他僅供瀏覽。
(3) 分享¶
- 提供快速分享「資料夾」或「文件」的方式，方便對內溝通或發送外部協作。
- 點選「分享」可複製通用連結，或下載 QR Code。
- 分享對象需具備該資料夾或文件的存取權限，否則無法瀏覽或操作。
(4) 垃圾桶¶
- 集中管理文件保管者[刪除]的檔案，支援復原與永久刪除操作。
- 僅支援「檔案」進垃圾桶，資料夾刪除後不會保留。
- 支援單筆或多筆檔案復原，復原路徑可指定。
- 被刪除的檔案僅會在 垃圾桶 中保留30天，當超過此期限後，系統將會自動永久刪除檔案。
【文件資料夾】 層級¶
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文件庫管理員 除了[新增]、[刪除]資料夾與檔案外，還可以 重新命名 現有的資料夾與檔案，靈活調整資料結構，方便管理與分類。
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在 [新增] 檔案時，系統會自動檢查是否有重複的檔案名稱，並提供 取代 以覆寫檔案 或 保留 讓系統自動命名的功能，有效提升檔案管理的便利性。
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文件庫管理員所上傳的檔案，若符合系統所支援的檔案格式，即可以線上檢視檔案；可至上傳檔案/支援線上檢視檔案查看支援線上檢視的檔案格式
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當系統有啟用[線上檢視 CAD 圖檔]服務時，還可上傳多種 CAD 格式的圖檔，並透過 Autodesk Viewer 即時線上檢視 2D 或 3D 的設計圖；可至線上檢視CAD圖檔查看官方支援線上檢視的檔案格式。
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文件庫管理員 可以使用 搬移 功能，選擇單一或多個資料夾及檔案，將其移動到不同的存放位置。
路徑：管理者首頁>文件中心>文件管理
三、設定共用權限¶
- 在 文件庫管理員 新增好資料夾與檔案後，可以在 共用權限 設定資料夾的 文件保管者 與 讀者 權限。
- 當有被管理員共用[資料夾]權限時，從該資料夾底下包含所有的資料夾與檔案，使用者都將會繼承擁有相同的權限。
- 在使用者大廳的文件中心，文件保管者 可以維護與線上檢視權限內的檔案，此外還能下載原始檔案，以方便進行後續編輯。
- 為確保文件資料的安全性與隱私性，讀者 僅能查看自己擁有權限的資料夾與檔案。需透過 文件庫管理員 開放[下載原始檔]的權限，讀者才可以下載。
- 組織可根據制度的規劃與需求，決定是否讓 文件庫管理員 設置 誰能從表單歸檔 的權限功能。有具備權限的使用者則可以透過表單申請，並在審核通過後，將文件檔案自動存放至指定路徑的資料夾。
- 為確保文件資料的安全性，當資料夾權限有變更時，管理員需重新登入系統，才能以更新後的權限檢視與維護文件。
四、檔案歷史版本¶
- 當檔案有被重新覆蓋上傳時，文件庫管理員 可以透過 歷史版本 功能查詢相關版本紀錄以追蹤變更。此外，管理員還可以執行 還原 操作，將檔案恢復至所需的版本，確保資料的完整性與準確性。
- 在歷史版本中也可以查詢到從表單審核通過結案後，進行 文件歸檔 新增存放的檔案紀錄。
