一般文件管理
一、維護資料夾&檔案¶
【文件庫】 層級¶
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當 文件中心管理員 完成文件庫的設定後，文件庫管理員 即可進入該文件庫，開始新增資料夾與檔案及進行後續的維護作業。
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文件庫的相關設定：
路徑：管理者首頁>文件中心>文件管理
(1) 分享¶
- 提供快速分享「資料夾」或「文件」的方式，方便對內溝通或發送外部協作。
- 點選「分享」可複製通用連結，或下載 QR Code。
- 分享對象需具備該資料夾或文件的存取權限，否則無法瀏覽或操作。
(2) 垃圾桶¶
- 集中管理文件保管者[刪除]的檔案，支援復原與永久刪除操作。
- 僅支援「檔案」進垃圾桶，資料夾刪除後不會保留。
- 支援單筆或多筆檔案復原，復原路徑可指定。
- 被刪除的檔案僅會在 垃圾桶 中保留30天，當超過此期限後，系統將會自動永久刪除檔案。
(3) 線上觀看設定¶
- [父層文件庫]與[子層資料夾]可獨立設定：啟用浮水印（可防止文件截圖外流）、允許下載 PDF 檔（非原始檔）
- 資料夾也可以選擇 繼承父層設定 快速套用一致的權限規則，讓文件管理更有效率。
- 適用情境：不同部門或專案資料需採取不同防護強度，也便於管理層可彈性開放部分文件供下載，其他僅供瀏覽。
【文件資料夾】 層級¶
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文件庫管理員/資料夾管理員 皆可以[新增]、[刪除]、[分享]資料夾與檔案，此外還可以 重新命名 方便管理與分類。
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在 [新增] 檔案時，系統會自動檢查是否有重複的檔案名稱，並提供 取代 以覆寫檔案 或 保留 讓系統自動命名的功能，有效提升檔案管理的便利性。
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文件庫管理員/資料夾管理員 所上傳的檔案，若符合系統所支援的檔案格式，即可以線上檢視檔案；可至上傳檔案/支援線上檢視檔案查看支援線上檢視的檔案格式。
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當系統有啟用[線上檢視 CAD 圖檔]服務時，還可上傳多種 CAD 格式的圖檔，並透過 Autodesk Viewer 即時線上檢視 2D 或 3D 的設計圖；可至線上檢視CAD圖檔查看官方支援線上檢視的檔案格式。
路徑：管理者首頁>文件中心>文件管理
新增、重新命名、上傳檔案 -
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支援查看檔案的 詳細資料，即可快速掌握該文件的相關資訊，包括所在路徑、上傳者資訊、檔案大小及檔案類型，以提升管理效率。
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文件庫管理員/資料夾管理員 可以使用 搬移 功能，選擇單一或多個資料夾及檔案，將其移動到不同的存放位置。
二、設定權限¶
- 文件庫管理員 可依需求在[文件庫]與[資料夾]的 設定 中，維護以下角色權限：
- 資料夾管理員：可以新增、維護資料夾與檔案。
- 文件保管者：可於使用者大廳的文件中心，維護並線上檢視權限內的檔案，且可以下載原始檔。
- 讀者：可於使用者大廳的文件中心，查看自身擁有權限的資料夾與檔案。
- 誰能從表單歸檔：可透過表單提出申請，經審核通過後，文件將自動存放至指定路徑的資料夾
- 資料夾管理員 可選擇獨立設定[資料夾]權限，或透過 繼承父層設定 快速完成權限配置，進而提升管理效率。
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為確保文件資料的安全性與隱私性， 文件庫管理員/資料夾管理員 可以控管 讀者 是否允許下載檔案的原始檔。
提醒
當文件庫或資料夾權限有變更時，為確保文件資料的安全性，管理員需重新登入系統，才能以更新後的權限檢視與維護文件。
路徑：管理者首頁>文件中心>文件管理
三、檔案歷史版本¶
- 當檔案有被重新覆蓋上傳時，文件庫管理員/資料夾管理員 可以透過 歷史版本 功能查詢相關版本紀錄以追蹤變更。
- 此外，還可以執行 還原 操作，將檔案恢復至所需的版本，確保資料的完整性與準確性。
- 在歷史版本中也可以查詢到從表單審核通過結案後，進行 文件歸檔 新增存放的檔案紀錄。
路徑：管理者首頁>文件中心>文件管理
