管制文件管理

一、何謂「管制文件」¶

「管制文件」是指組織內部需符合管理制度或稽核要求之重要文件。此類文件在建立、審核、更版、作廢及保存等各階段，皆需受到嚴格控管，以確保文件的正確性、可追溯性與一致性。

「管制文件庫」主要提供組織管理具高規範與稽核需求之文件，例如 ISO 9001、ISO 27001 等管理制度相關文件。透過完整的文件資訊建立機制，並搭配版本、權限與流程控管，以強化文件的管理機制符合高規範的要求。

文件中心管理員 在建立文件庫時，可將文件庫類型設定為 [管制文件庫] 並指派 文件庫管理員 負責管理。(可參考建立文件庫管理說明)

建立[管制文件庫]後，將會以盾牌標示顯示，協助管理員辨識該文件庫或資料夾內的資料屬於「管制文件」高規範的管理機制。

路徑：管理者首頁>文件中心>文件管理>管制
文件庫管理員 可依需求在[文件庫]與[資料夾]的設定中，維護以下角色權限：
1. 資料夾管理員：可以新增、維護資料夾與文件。
2. 文件保管者：可於使用者大廳的文件中心，維護並線上檢視權限內的文件，且可以下載原始檔。
3. 讀者：可於使用者大廳的文件中心，查看自身擁有權限的資料夾與文件。
4. 誰能從表單歸檔：可透過表單提出申請，經審核通過後，文件將自動存放至指定路徑的資料夾。
為確保文件資料的安全性與隱私性， 文件庫管理員/資料夾管理員 可以控管讀者是否允許下載檔案的原始檔。

提醒

當文件庫或資料夾權限有變更時，為確保文件資料的安全性，管理員需重新登入系統，才能以更新後的權限檢視與維護文件。
資料夾管理員 除了可以個別設定[資料夾]權限外，亦可透過 繼承父層設定 快速套用權限配置，以提升管理效率。
[父層文件庫]與[子層資料夾]可以個別維護 線上觀看 設定，包含啟用浮水印（可防止文件截圖外流）及允許下載 PDF 檔（非原始檔）。

為落實制度化與標準化的文件管理機制，管制文件庫可預先制定文件編號與文件版號之編訂規則，使各類文件在建立、修訂與管理過程中，皆能依循一致的識別與版本控管方式進行管理。

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依資料夾規則：可自行定義版號規則，由系統自動產生版號。
1. 提供 版號規則、起始版號、主版號進位規則 設定，並搭配多種版號格式，可靈活組合出符合需求的版號規則。
2. 在設定完後，可以透過 [版號示意] 立即確認其組合結果是否符合預期。
3. 可以控管 文件保管者 在上傳文件時，是否可選擇自行輸入版號，不依資料夾規則自動產生。
自行編號：在上傳文件時，自行輸入編號。

可以控管 文件保管者 是否允許 作廢/銷毀 文件，透過權限限制，確保僅授權人員可依規定執行文件作廢或銷毀，以避免未授權之變更或誤刪。

在「管制文件庫」中，文件庫管理員/資料夾管理員 可依據文件管理規範，負責執行管制文件的新增、更新版本、作廢與銷毀等作業，以確保文件於各階段皆能受到適當控管，並維持文件管理的完整性與合規性。

當有新的管制文件需要建立時，可透過「上傳檔案」新增文件，並設定文件屬性資料，以便進行更細緻的管理、記錄與追蹤。

文件屬性 提供文件的核心資訊，方便管理員記錄與追蹤，包含：文件名稱、文件編號、文件版號、發行單位、適用單位、生效日、到期日、文件摘要及版本備註。
透過 [帶入檔名] 可以將上傳的檔案名稱自動帶入為[文件名稱]，無需手動輸入，讓操作更輕鬆快速。
當 文件版號 設定為 [依資料夾規則] 時， 文件庫管理員/資料夾管理員 在上傳文件時，可視需求選擇[依資料夾規則]或[自行編號]，滿足不同管理情境。

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