文件管理表單

一、「文件管理」表單的用意

「文件管理」表單可以整合文件從申請、審核到歸檔/作廢/銷毀的自動化流程。表單使用者可透過本表單進行 上傳歸檔文件 或 申請作廢/銷毀文件 ，並提交主管審核。
一旦審核結案，系統將自動觸發以下作業：

• 文件歸檔：自動轉存至文件中心的指定資料夾中或更新文件版本。
• 作廢/銷毀：針對指定文件執行作廢或銷毀處理。

這樣不僅簡化了文件管理流程，也確保了所有文件檔案的儲存能更加精確且具有可追溯性，讓您的工作流程更加順暢與高效。

二、如何使用「文件管理」表單？

1. 當 表單設計者 建立好含有 文件管理欄位 及 文件處理站點 的表單後，表單使用者便可以在 Web 或 App 上申請該表單。

   提醒

   表單使用者需有被 文件庫管理員 賦予 誰能從表單維護 的權限，才能在 文件管理欄位 中選取到有權限的資料夾。(請參考設定權限說明)

2. 當表單經主管審核同意並結案後，系統會透過 文件處理站點 自動將設定好的 歸檔文件 存放至指定的[歸檔路徑]中；或將指定的文件進行作廢/銷毀處理。

3. 在文件處理完成後，可以從表單的 詳細記錄 中查看文件的執行紀錄與結果。

   

   一般文件-歸檔

   

   管制文件-歸檔

   

   管制文件-作廢/銷毀

4. 當 文件處理失敗 並導致單據異常時，系統將自動發送 表單異常通知 給該張單據的 表單負責人，以便能即時處理與排除異常。以下提供可能導致異常的情境範例：

   一般文件

   • 當使用者指定歸檔的文件中心資料夾已不存在
   • 需進行[新增]的檔案，當系統在轉存至資料夾時，發現已存在相同的[檔案名稱+副檔名]。

   管制文件

   • 已有重複的 文件名稱 或 文件編號
   • 當 文件編號 的{流水號}已額滿
   • 文件已被作廢
   • 文件已不存在，像是被銷毀 或 被移至其他資料夾。

提醒

當表單流程在執行 文件處理站點 時，若其中任何一個檔案發生異常，系統將停止所有文件處理動作。