起單站點

一、何謂「起單站點」

「起單站點」為流程中可自動觸發建立其他表單的節點，讓不同流程間實現資料自動傳遞與流程串接，強化跨表單自動化能力。例如：「請購單」在審核流程中，透過起單站點自動建立「採購單」，將請購資料帶入採購單欄位，實現資料自動流轉，避免重複填寫。

• 功能特色：

  • 自動建立多張不同的表單
  • 設定欄位對應，實現資料自動傳遞
  • 可設定是否等待 [新表單]流程結案後再繼續 [原表單]流程，具備高度流程彈性控制
  • 支援 設計流程 或 結案後流程 中使用，靈活滿足不同的使用情境需求

• 應用情境：

  • 請購單 → 採購單

    當請購單核准後，需由採購單正式向廠商下單，起單站點可自動建立「採購單」，並將請購明細直接傳入採購單，節省人工轉錄時間，確保資料一致。

  • 人員異動申請 → 帳號建立單

    當完成人員異動申請（如新進員工）後，HR 流程可自動起單一張「系統帳號建立單」，由 IT 人員依此處理系統開通事項。

  • 設備報修單 → 維修記錄單

    當設備報修單送出後，系統可自動建立一張「維修記錄單」，由工程單位填寫實際處理紀錄，確保維修流程有完整記錄鏈。

二、如何設計起單站點

• 步驟1：新增「起單站點」

  1. 在【流程設計】頁面中，於簽核流程任一站點後新增「起單站點」。
  2. 點擊右側設定區塊中的「＋新增起單」。

     

• 步驟2：設定起單內容

  在【新增起單】視窗中的「一般設定」頁籤，設定以下項目

  1. 下拉選單中選擇欲起單的[新表單]（如：帳號建立單）：

     • 系統僅會顯示 已發布且為最新版本的表單，確保起單時使用的是有效且可執行的流程版本
     • 下拉選單中的表單依照「類別 → 表單名稱」順序分類與排序，方便您快速找到所需的表單
     • 為避免設定錯誤或不必要的循環，以下類型的表單不會出現在選項中：
       • 已停用的表單
       • 目前這張設定中表單本身

  2. 起單者身份（必填）：

     • 原表單申請者：由 [原表單] 的申請人作為 [新表單] 的申請人。
     • 指定人員：由設計者指定的特定人員。
     • 來自表單欄位：從欄位中選取特定人員資料作為起單者。

  3. 根據需求，勾選以下選項：

     • 需等待新表單結案才接續流程：若勾選，主流程將暫停，待 [新表單] 結案後再繼續往下。
     • 若 [原表單] 被否決/作廢，[新表單] 也會作廢：同步控制兩張表單的生命週期。

  

• 步驟 3：設定欄位資料對應（可選）

  在【新增起單】視窗中，至「欄位資料對應」頁籤，設定 [原表單] 欄位與 [新表單] 欄位之間的對應關係

  1. 支援【原表單帶至新表單】、【新表單帶回原表單】。
  2. 【手動配對欄位】的規則：
     • 當選擇原表單欄位時，系統會自動過濾出可被寫入的新表單欄位（僅顯示支援該類型資料寫入的欄位）。
     • 若新表單欄位已被配對，將不再出現在可選欄位清單中（避免重複設定）。
     • 一個 [原表單] 欄位 可以對應多個 [新表單] 欄位。
     • 一個 [新表單] 欄位 僅可被配對一次。
  3. 【自動配對欄位】的規則：
     • 系統會自動將原表單與新表單單中 **「欄位代號」與「欄位型態」相同**的欄位組成一組進行配對。
     • 僅會自動配對 尚未被配對過的新表單單欄位。
     • 若某欄位已透過手動方式配對，系統不會再進行覆蓋。

  4. 注意事項：

     • (1) 將原表單的欄位資料傳送至新表單時，請特別留意 新表單欄位的屬性設定 ，否則可能導致資料無法正常顯示。

       • 系統規則：

         當 [原表單] 傳入的欄位值 不符合 [新表單] 欄位的格式規則，例如超出數字範圍、格式不符等，系統會以 [新表單] 欄位的格式規則為主。

       • 範例說明：

         [原表單] 欄位值為 0.99，對應到 [新表單] 的某個數值欄位，且若該欄位設定的有效範圍為 1 ~ 100，則開啟新表單時則會以當下欄位值所設定的有效範圍顯示為1。

       • 設計建議：

         • 請事先確認 [新表單] 傳出的資料格式與 [原表單] 所對應欄位的設定相容（例如：文字長度、數字範圍、日期格式等）。
         • 如該欄位僅供參考建議，可將 [新表單]欄位設為【唯讀】狀態，避免前端驗證機制干擾。

     • (2) 需勾選 「需等待新表單結案才接續流程」，【新表單帶回原表單】的設定才會生效。

  

  

• 步驟 4：完成設定

  1. 設定完成後點擊〔確定〕。
  2. 儲存整張流程設計，即完成起單站點設定。

  

  

三、檢視新表單的簽核狀態

• 方式1：新增欄位 - 起單資訊

  表單設計者可在表單中加入「起單資訊」欄位（支援放置於一般欄位或自訂欄位），使用者可直接於該欄位中檢視所有由此表單產生的新表單資訊，詳細設計欄位方式，請參考工作流程/建立表單/欄位編排/整合欄位/起單資訊

• 方式2：簽核歷程、詳細記錄

  • 使用者可透過表單「簽核歷程」查閱新表單的 【單據號碼、簽核狀態】
  • 亦可以透過表單的「詳細記錄」查閱起單過程紀錄，包含【起單者、起單成功時間、單據號碼、回寫原表單的時間】。
  • 相關畫面，請參考工作流程/使用表單/起單站點

四、起單站點的使用者端操作限制說明（退簽、取回、跟催）

起單站點具有特定操作限制，詳細限制條件與操作情境，請參考起單站點的操作限制說明。

1. 無法[退簽]至 起單站點
2. 無法[取回] 起單站點的表單
3. 無法[跟催] 起單站點