文件管理欄位

文件管理欄位 提供三種類型： 「一般文件-文件歸檔」、 「管制文件-文件歸檔」及「管制文件-作廢/銷毀」 。
透過文件管理欄位能有效控管文件存放的正確性與安全性，所有異動均須經表單審核通過後方可生效。系統將依據使用者設定的歸檔路徑，自動將審核通過的文件存入指定資料夾或更新版本；若為作廢/銷毀申請，系統則會對指定文件執行失效處理。

以下分別針對這三種欄位進行操作說明：

注意

1. 一張表單可以新增多個 [文件管理] 欄位，但必須是相同類型的欄位。
2. 表單內有使用到 [文件管理] 相關欄位，必須在{結案後流程}新增一個 {文件處理} 站點。

只能有一種[文件管理]相關欄位，必須是相同類型的

沒有[文件處理]站點

一、一般文件

文件歸檔

1. [一般文件-文件歸檔] 欄位可用於將文件檔案歸檔至「一般文件庫」中，或針對該文件庫中現有的檔案進行取代更新。
2. 表單設計者在設定 [一般文件-文件歸檔] 欄位時，可選擇以下四種欄位進行綁定：
   • [上傳檔案]
   • [文件檢視器]
   • [明細欄位:上傳檔案]
   • [點點簽]
3. 上述的 [檔案] 類型欄位，各別都只能綁定一個 [一般文件-文件歸檔] 欄位，無法重複綁定。
4. 當使用者在表單中上傳檔案後，將可以在此欄位設定 歸檔檔名 與 歸檔路徑。
5. 系統會在表單結案後，透過 [文件處理] 站點自動將檔案歸檔至指定的資料夾中或取代更新。

二、管制文件

文件歸檔

1. [管制文件-文件歸檔] 欄位可用於將文件歸檔至「管制文件庫」中，或針對該文件庫中現有的管制文件進行更新版本。
2. 表單設計者在設定 [管制文件-文件歸檔] 欄位時，可選擇以下四種欄位進行綁定：
   • [上傳檔案]
   • [文件檢視器]
   • [明細欄位:上傳檔案]
   • [點點簽]
3. 上述的 [檔案] 類型欄位，各別都只能綁定一個 [管制文件-文件歸檔] 欄位，無法重複綁定。
4. 當使用者在表單中上傳檔案後，將可以在此欄位設定 執行動作、歸檔路徑/文件 與 文件屬性 資料。 (可參考使用【文件管理】說明)
5. 系統會在表單結案後，透過 [文件處理] 站點自動將文件歸檔至指定的資料夾中或更新版本。

作廢/銷毀

1. [管制文件-作廢/銷毀] 欄位可用於將「管制文件庫」中指定的管制文件，進行 作廢 或 銷毀 處理。
2. 表單設計者在設定此欄位時需留意，建議於 結案後流程 搭配 [條件站點]，並只在[同意]結案時連接 [文件處理] 站點，以避免在否決或作廢的情況下誤執行 作廢/銷毀 管制文件。
3. 當使用者在表單中上傳檔案後，將可以在此欄位選擇要 作廢/銷毀 的管制文件，並填寫 執行原因。 (可參考使用【文件管理】說明)
4. 系統會在表單結案後，透過 [文件處理] 站點自動將指定的管制文件進行 作廢/銷毀 處理。